ビジネスシーンで役に立つ!電話対応で間違えやすい言葉遣いの一覧。


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電話は、お互いの顔が見えないコミュニケーションです。なので、印象は声だけで判断されることになります。

(最近は、テレビ電話があるので一概には言えませんが…。)

電話で相手に好印象を与えるには、なるべく明るく元気な声でハキハキと話すようにしましょう。

また、言葉遣いにも十分に気を配る必要があります。

正しい言葉遣いは、簡単に身につくものではありません!日頃から丁寧な言葉を使うように心がけることが大切です。

まずは、間違えやすい言葉遣いをザッとまとめてみました。

電話で間違えやすい言葉遣いの一覧


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【誤】 【正】
わたし・僕・俺 わたくし
会社 御社・貴社
この前 先日
さっき 先ほど
後で 後ほど
すみませんが 恐れ入りますが
悪いのですが 恐縮ですが・お手数ですが
〜と言います 〜と申します
〜は、おられますか 〜は、いらっしゃいますか
やってくれませんか お願いできませんでしょうか
待ってくれませんか お待ちいただけませんでしょうか
電話してください お電話をいただけませんでしょうか
〜から連絡がありました 〜から連絡をいただきました
〜は届いていますか 〜は届いておりますでしょうか
持っていきます お持ちいたします
了解しました かしこまりました
拝見していただけましたか ご覧になっていただけましたか

ビジネスシーンでよく使う「御社」と「貴社」の使い分けを説明します。

基本的に御社は話し言葉で、貴社は書き言葉です。文書では、どちらを使用しても問題ありません!

しかし、同一の文書内では表現を統一しましょう。

というわけで、電話対応では「御社」を使うのが一般的な常識となっています。

間違えやすい言葉遣いは、電話だけでなく文書を作成する時などにも役立つので覚えておくと便利です。

ハキハキ話すのが電話の基本


語尾が延びたり、語尾が消えたりするような話し方をしていませんか?

このような話し方は、相手に不快感を与えがちです。

「え〜と」や「あの〜」といった言葉を連続して使う人も、相手をイライラさせてしまいます。確実に、はっきりしない性格の人間だという印象を与えてしまうでしょう。

電話対応では、普段以上に語尾をはっきりと話すこと。そうすれば、ハキハキとした印象を与えることができます。

では、逆に、相手の話し声が小さくて聞き取りにくい場合はどう対応すればいいでしょうか?

「声が聞こえません」や「もっと大きな声で話してください」などの直接的な表現は避けたほうがいいでしょう。乱暴に聞こえてしまう可能性があります。

恐れ入りますが、お電話が遠いようなのですが…」と伝えるのがビジネスマナーです。

相手の立場になって考えたらわかるように、話し声が聞き取りにくいと相手に悪い印象や不信感を与えてしまいます。

なので、ハキハキ話すように心がけることが大切なのです。

基本的な電話対応の流れ


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電話がつながったら、まず自分から名乗ります。そして、用件を手短に説明します。

大事なのは、わかりやすく電話をかけた目的を伝えること。冒頭でダラダラ話してしまうと印象が悪いです。

例:私、○○(会社名)の○○と申します。○○の件でお電話を差し上げたのですが、ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか?


担当者が電話に出たら、「お忙しいところ恐れ入ります」と軽くワンクッション挟みましょう。すると、会話の流れがスムーズになります。

いきなり用件を話し始めると、相手に横暴な印象を与えたり、マナーがない人だと思われてしまいます。

何かをお願いするときは、「申し訳ございませんが」とちゃんと前置きした上でより丁寧に話しを進めること

そして、頼みを承知してもらえたら、「ありがとうございます!」と必ずお礼を伝えてください。「すみません!」という言葉遣いは誤りですので注意しましょう。

お礼の後に「お手数ですが、よろしくお願いいたします」と付け加えるのがビジネスマナーです。

用件をすべて伝えたら、「お忙しいところありがとうございました」と最後に言って締めくくります。

電話を切る時も気を抜いてはいけません!

自分がかけた側なら、相手が電話を切るまで待ってもいいでしょう。しかし、相手もマナーを守っている場合は、電話をかけたほうが先に切るのがマナーです。

最後に


正しい言葉遣いや最低限のビジネスマナーをわきまえていれば、特に電話対応で困ることはないと思います。

言葉遣いに関しては、微妙なニュアンスの違いで相手に悪い印象を与えてしまうこともあります。なので、間違えやすい言葉遣いの一覧は覚えておくと便利かもしれません。

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