電話は、現代において欠かせないコミュニケーションツールのひとつ。
メールやチャットも普及しましたが、まだまだ電話が手放せない環境も多いのではないでしょうか？
ゆえに、電話対応は社会人に必要なスキルです。
電話は、メールやチャットと違い、相手と直接言葉を交わします。誰でも知らない人と初めて話す時は緊張するもの。
社会人の中にも、電話が苦手という人はたくさんいるでしょう。私も電話はあまり好きではありません…。
しかし、電話も回数をこなしていれば慣れていきます。最低限のビジネスマナーを覚えておけば大丈夫です。
というわけで、電話をかける際のマナーをまとめてみました。
用件を整理してから電話をかけるのがマナー
電話は、なるべく手短に用件を伝えましょう。そのために、電話をかける前に話したいことを整理しておきます。
準備をしておけば、何を言えばいいのかわからなくなったり、言葉が詰まってうまく話せなくなったり、用件を伝え忘れて再度かけ直すといったミスがなくなります。
電話がつながってから、「え〜と」や「あの〜」を連発してはいけません！
伝えたい内容を書いたメモを手元に置いておけば、落ち着いて話せます。
でも、電話は相手と言葉を交わすコミュニケーションですから、メモの通りに会話が進むわけではありません。会話の流れの中で伝えたいことを簡潔に話しましょう。
先方に迷惑をかけたり、不快な思いをさせないということは、最低限守るべきビジネスマナーです。
電話をかける時間帯のビジネスマナー
企業への電話は勤務時間内にかけるのが原則。そして、先方が忙しくない時間帯を選んでかけるのがマナーです。
勤務時間は、当然、企業によって異なりますが、8時30分〜18時00分が一般的となっています。
【電話を避けるべき時間帯】
ビジネスマンだけでなく、就活生も企業に電話をかける際は時間帯に気をつけましょう！
同じ相手に何度か電話をかける場合は、あらかじめ都合を聞いておくと、やり取りがスムーズになります。
先方が不在・担当部署がわからない…
ホームページやパンフレットなどに載っている電話番号は、ほとんどが企業の代表番号です。
なので、電話をかけると、だいたい受付もしくは総務につながります。そこから、目的の部署に取り次いでもらえるでしょう。
そもそも担当部署がわからない場合は、最初に電話に出た人に用件を伝えます。そうすれば、担当の部署に回してもらえます。
担当の部署に電話がつながったら、再度、会社名と氏名、用件を伝えること。
先方が不在の場合は時間をおいてから、もう一度かけ直すようにしましょう。急を要する場合でも、電話に出た人に伝言を頼まず、かけ直すのがビジネスマナーです。
【参考記事】ビジネスシーンで役に立つ！電話対応で間違えやすい言葉遣いの一覧。
最後に
電話は、忙しい時間帯を避けるのが最低限のビジネスマナーです。
用件を整理してから電話をかけると、内容を要領よく伝えることができます。先方が不在の場合は、改めて自分からかけ直しましょう。
